Publicado em: 09/10/2020 10:23 | Atualizado em: 28/09/2021 15:28

A realidade da gestão financeira para muitos lojistas e empreendedores se resume apenas a pagamentos e recebimentos de contas. Para muitos não existe separação entre despesas pessoais e empresariais, tudo acaba sendo uma coisa só. É nesse momento que os donos de lojas acabam perdendo o controle e colocando em risco todo o negócio.

Segundo dados do Sebrae, cerca de 20% das lojas fecham as portas por causa da falta de capital, sendo que 7% encerram as atividades por falta de lucro. Mas a verdade é que, conforme afirma a instituição, 50% dos empresários no Brasil não sabe dizer se o negócio está tendo lucro ou prejuízo.

Por que será que isso acontece?

A resposta é simples: falta de uma boa gestão financeira.

Mas não precisa se assustar! Administrar as finanças de um negócio não é algo complexo como muitos imaginam. Você pode utilizar desde ferramentas simples como um fluxo de caixa em papel e planilhas de Excel até as mais avançadas como sistemas de controle financeiro e gráficos detalhados.

Para te ajudar a controlar melhorar essa área financeira, separamos abaixo algumas dicas e informações importantes sobre como separar contas pessoais da empresa.

Por que gestão financeira é importante?

Administrar as finanças do negócio é muito mais do que registrar entradas e saídas. Ela tem a ver com a prática de controlar, planejar, avaliar e decidir estratégias da empresa considerando dados financeiros e cálculos matemáticos.

A partir das informações financeiras é possível saber como anda a saúde da empresa para possíveis ampliações, investimentos ou simplesmente para se manter no mercado, caso alguma crise aconteça, por exemplo.

É muito importante lembrar da recém pandemia que fez com que muitas empresas quebrassem justamente pela falta de planejamento financeiro. financeiras e de um bom planejamento nessa área. Por isso, quanto mais organizado nas finanças o seu negócio estiver, melhor será a capacidade dele em suportar grandes oscilações e continuar crescendo no mercado.

E mais, uma boa gestão financeira impacta diretamente o negócio gerando:

• maior controle das despesas e recebimentos, bem como do lucro;
• mais facilidade na análise das vendas a cada período;
• maior capacidade de investimentos e ampliação do negócio;
• dados para tomada de decisões mais assertivas;
• mais organização e planejamento financeiro.

Mas ter todos esses benefícios, a primeira coisa que os empreendedores devem aprender é como separar contas pessoais da empresa. Afinal, este é o erro mais comum entre lojistas e um dos fatores que influencia no fechamento das empresas.

Como separar contas pessoais da empresa

Muitos donos de loja não sabem como separar contas pessoais da empresa e acabam criando uma rotina de pagamento que mistura despesas de casa com as do negócio, o dinheiro das vendas acaba sendo o mesmo para pagar fornecedor e para contas como a da escola do filho.

Para eliminar esse erro, antes de qualquer outro planejamento, é preciso elaborar um plano de contas e listar as principais despesas do negócio, como por exemplo:

• Salário dos funcionários
• Fornecedores
• Água
• Aluguel
• Telefone
• Internet
• Energia
• Custos operacionais (transporte, reformas simples)

Monte a lista inserindo o valor médio dessas despesas e as datas de pagamento para cada uma. Se possível, defina uma única data para realizar todos os pagamentos. Isso vai facilitar o controle financeiro ao longo do tempo.

Passo a passo para organizar as finanças da loja

Depois de relacionar todas as despesas dentro do plano de contas, siga os passos abaixo:

1. Defina todos os salários

É muito importante estabelecer com precisão o salário de cada um, desde o dono do negócio até vendedores e atendentes. Para isso, utilize como base de cálculo as informações compartilhadas por sindicatos ou organizações de gestão de recursos humanos.

É imprescindível que os donos tenham um salário definido, o que costumamos chamar de prolabore. Com isso, as despesas pessoais que antes ficavam misturadas, agora será paga pela conta pessoal do dono e com o salário que ele receber mensalmente.

2. Crie contas bancárias distintas

Para a separação entre as despesas da loja e pessoais ser mais eficaz, os lojistas devem ter duas contas bancárias: uma conta somente para o seu negócio e outra pessoal que possa receber o prolabore.

A distinção de contas vai facilitar muito o controle, acabando de vez com as retiradas pessoais da empresa. Além disso, ter uma conta com o CNPJ da loja pode facilitar o acesso a créditos empresariais quando precisar fazer melhorias na loja.

Mesmo com essa divisão estabelecida, é muito comum que diante de uma urgência pessoal os donos acabem fazendo novas retiradas. Não faça isso! É fundamental cumprir à risca tudo que foi planejado para ter uma boa gestão financeira.

3. Elabore um fluxo de caixa

Para facilitar essa administração, uma ótima ferramenta é o fluxo de caixa. Com ele é possível planejar e controlar todas as entradas e saídas, fazer projeções financeiras a cada mês, avaliar as finanças do negócio e verificar a capacidade de investimentos futuros.

Há muitas empresas que optam por programas de gestão onde podem registrar todas as entradas e saídas, gerar relatórios e gráficos. Mas caso não possa, pode criar uma tabela no caderno ou planilhas em Excel. Na primeira coluna vai listar todas as despesas e nas colunas seguintes fará o registro do valor mensal de cada uma.

É indicado ter diferentes fluxos de caixa para melhor controle das despesas. Então, pode ter um diário para registros do dia, outro quinzenal ou mensal para avaliações e análises financeiras de períodos maiores.

4. Não faça empréstimos pessoais para a empresa

Se precisar de crédito para melhorias na loja ou investimentos em inovação ou produtos, opte sempre por utilizar a conta jurídica para pedidos de empréstimos. Além de manter a separação entre contas pessoais e da empresa, isso gera mais benefícios e condições de pagamento.

Além desse passo a passo, mais três dicas podem ajudar a ter uma boa gestão financeira:

• Faça uma reserva de emergência: inclua no planejamento financeiro um valor reserva para possíveis urgências e problemas da empresa.
• Devolva qualquer retirada pessoal fora do orçamento: se urgências pessoais surgirem e for preciso novas retiradas, considere isso como um empréstimo da empresa e faça a devolução desse valor no pagamento do prolabore.
• Mantenha atualizado fluxo de caixa: sempre registre todas as entradas e saídas no fluxo de caixa para ter o devido controle financeiro. Faça isso diariamente para não se perder nos cálculos e evitar problemas futuros.

Então, respondendo à pergunta inicial: como separar contas pessoais da empresa?

• Elabore o plano de contas listando todas as despesas do negócio.
• Anote o valor médio de cada uma e defina as datas de pagamento, se possível concentre todas em uma única data.
• Defina o prolabore, ou seja, qual vai ser o salário que o dono do negócio vai receber mensalmente.
• Mantenha duas contas bancárias: empresarial e pessoal.
• Utilize um fluxo de caixa para acompanhamento financeiro.
• Não antecipe o prolabore por conta das despesas pessoais.
• Não faça empréstimos pessoais para investimentos na empresa.
• Inclua a reserva de emergência no plano financeiro.
• Devolva todas as retiradas pessoais fora do orçamento.
• Mantenha o fluxo de caixa atualizado.

Se você quer que a sua empresa se mantenha fora do grupo de empresas que acabam fechando por má administração, aplique com cuidado todas as dicas acima. Isso tem a ver com a saúde financeira do seu negócio e a capacidade dele continuar crescendo nos próximos anos.

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