Publicado em: 15/04/2020 09:50 | Atualizado em: 28/09/2021 15:28

O mercado tem se apresentado cada vez mais dinâmico. A guerra de preços entre as lojas e as constantes inovações de seus produtos, aumentando a concorrência, são os principais motivos para que a tão sonhada fidelidade do cliente seja trocada por uma relação insegura. Ou seja, está cada vez mais difícil cultivar um cliente e ainda atrair outros.

Tal situação acontece por diversos fatores. Um deles é a falta de controle de estoque. E o que diferencia uma boa ou má gestão de mercadorias é a eficácia dos métodos utilizados para tal.

Mas antes de entender como você pode evitar essas falhas causadas por um estoque descontrolado e deixar suas ações comerciais mais estratégicas, vamos entender melhor o que é e como funciona a gestão de inventário.

A importância de gerir o estoque

O controle de estoque é uma atividade vital para qualquer loja. Ele serve tanto para gerir as mercadorias destinadas aos clientes externos quanto também aquelas disponíveis para o público interno, como material de escritório, por exemplo.

Essa gestão é feita, basicamente, por meio do controle das entradas e das saídas das mercadorias. Ou seja, sempre que um produto é comprado pela sua loja, ele deve ser registrado nas entradas. Não importa se for algo para revender ou para uso interno. Esse controle deve ser feito, inclusive, quando a sua empresa fabrica o produto em si.

Da mesma forma que as entradas são registradas, as vendas ou utilizações internas também devem ser computadas. É esse fluxo que permitirá fazer um básico controle de estoque. Afinal, você poderá ter ciência, até em tempo real, do quanto de cada item tem em seu estoque. Ou seja, o que você precisa comprar e no que pode investir os esforços comerciais.

O controle de estoque potencializa vendas

Com uma gestão de inventário funcionando perfeitamente, o gestor da loja pode economizar investimentos evitando comprar materiais dos quais não precisa e também direcionar as ações comerciais, como descontos, para aqueles produtos que não estão tendo vazão. Tal estratégia permite, inclusive, maximizar a margem de lucro do negócio.

Trata-se da essência da máxima do mercado que afirma que “quanto maior a demanda e menor a oferta, maior o preço”. Ou seja, você passa a ser capaz de trabalhar com uma política de preços dinâmica, de acordo com a procura dos consumidores e da disponibilidade do seu estoque. Facilita até a gestão quando existem problemas com o seu fornecedor.

Além disso, ficar atento ao que você tem armazenado é importante para não cometer erros graves. Um desses erros é não identificar os produtos que são mais vendidos. Estes, logicamente, devem ser solicitados com mais frequência e maior quantidade aos seus fornecedores, otimizando seu lucro.

As maneiras de fazer uma boa gestão de estoque

Agora que você já entendeu o que é controle de estoque e a importância dessa atividade para a sua loja, é preciso saber como fazê-lo da melhor maneira. Afinal, não basta apenas anotar os dados em um caderno. É preciso racionalizar a gestão das seguintes maneiras:

Definindo processos

O primeiro passo para criar um controle de estoque de qualidade é definindo os processos da sua loja. Dessa forma, você poderá especificar exatamente em que ponto da sua cadeia de atividades que as informações deverão ser coletadas.

O mais recomendado é que você desenhe um fluxo que comece na entrada do produto ou matéria-prima até a saída do produto, seja para o consumidor ou para o uso interno.

Especificando responsabilidades

Quando o seu fluxo de entradas e saídas está desenhado, é possível identificar os pontos em que você deve atualizar os indicadores de estoque. Ao fazer isso, você deve determinar os responsáveis por cada etapa da coleta de dados.

Nos pequenos e médios negócios, certamente existem diversos profissionais que trabalham no decorrer do fluxo de produção. Por isso, é muito importante definir os responsáveis pela coleta de dados em cada um dos momentos identificados como necessários.

Atualizando os registros diariamente

Certamente a sua loja vende, pelo menos, alguma unidade de determinado produto ou utiliza uma quantidade de material a cada dia. Ou seja, o seu estoque tem baixas diárias. Da mesma forma, algumas empresas trabalham com aquisições frequentes de produtos e materiais, precisando lançar entradas quase que diariamente.

Por isso, um bom controle de estoque demanda atualizações constantes dos indicadores de entradas e saídas. É exatamente esse detalhe que permitirá uma gestão mais estratégica do seu estoque e, consequentemente, otimização das vendas e redução dos gastos com compras de materiais ou perda de produtos.

Automatizando os processos com ferramentas

Usualmente, as lojas — principalmente as menores e com menos funcionários — acabam optando por processos manuais de controle de estoque. Por exemplo, com o uso de cadernos de entradas e saídas ou planilhas eletrônicas. No entanto, conforme o tamanho do negócio ou o fluxo das atividades, esse processo manual torna-se inviável e ineficiente.

Nessas situações, o ideal é investir em ferramentas que automatizam as entradas e saídas. Elas facilitam as tomadas de decisões dos profissionais responsáveis por compras e melhoram a gestão do tempo da sua equipe.

Com o acesso mais confiável à informação, sua empresa passa a ter a possibilidade de adquirir produtos de atacadistas e repor seu estoque mais rapidamente, e não ficar refém dos pedidos periódicos das fábricas que, geralmente, só trabalham com a venda de grandes quantidades de seus produtos.

Os benefícios do estoque dinâmico

Como você observou, fazendo um bom controle de estoque do seu negócio, será possível atuar no mercado de forma mais estratégica. Isso porque, como explicamos no decorrer deste texto, ficará claro para você quais são os produtos que a sua empresa vende mais — ou seja, aqueles que têm maior baixa de estoque.

Com o tempo, fica possível até prever em que época do ano determinado tipo de produto vende mais, podendo antecipar suas compras daquele item. Dessa forma, a sua loja reduzirá os gastos com pedidos recorrentes do mesmo produto, e poderá adotar uma política de preços mais inteligente, com um estoque dinâmico.

Isso é ainda mais fácil comprando apenas o que seu negócio precisa, na quantidade ideal. Nesse aspecto, os atacadistas, que têm grande variedade de produtos e uma entrega mais rápida, podem te ajudar a conseguir girar o estoque da sua loja mais rápido e com melhor custo-benefício.

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